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物業公司文檔管理

時間:2019-11-06 08:43來源:塔什干棉农队对阵萨德 www.rsuhe.com.cn 作者:湖南物業網 點擊:
第一章 總則 第一條 為規范公司發文程序、建立健全公司內部文檔管理制度,完整保存和科學利用檔案,特制定本條例。 第二條 文檔工作是公司各項工作的組成部份,是提高工作效率和工作質量的必要方面,是保存公司歷史資料和積累歷史經驗的一項重要工作。 第三

塔什干棉农队对阵萨德 www.rsuhe.com.cn 第一章  總則
第一條   為規范公司發文程序、建立健全公司內部文檔管理制度,完整保存和科學利用檔案,特制定本條例。
第二條   文檔工作是公司各項工作的組成部份,是提高工作效率和工作質量的必要方面,是保存公司歷史資料和積累歷史經驗的一項重要工作。
第三條   文檔管理由公司綜合部負責執行,文檔管理必須結合公司的保密制度管理實施。
第二章   文件的發文程序
第五條   公司各部、室對外正式發文或內部行文均使用統一的“文件稿箋”,由經辦人認真填寫事由、附件、主送、抄報、抄送、共印份數等欄目,正文要求字跡清晰(可用電腦打印稿),并有擬稿、會稿、核稿、簽發三人以上簽字方可交綜合部統一編號、復印后發文。
第六條   公司發文由公司主管簽發,各部室發文由各部、室主管簽發并報公司主管。
第三章   檔案資料的收集與整理
第七條   公司綜合部定期接收各部門工作中形成的檔案,了解各部門的職責范圍和工作任務,對應歸檔的案卷督促歸檔。
第八條   綜合部對各類文檔分類整理立卷歸檔。
第九條   通過對檔案的檢查、整理、利用,發現文件材料不全時,應督促有關部門整理并報送綜合部,以求達到文件的齊全、完整和準確,便于查詢利用。
第十條   送交綜合部的文檔,應符合下列要求:
1、  歸檔的文件材料齊全、完整;
2、  文件按其內在聯系,整理、分類、立卷;
3、  歸檔的文件材料,保持它們之間的歷史聯系,區分保存價值。
第十一條   立卷范圍
1.    司外來文:凡針對本司的指令性文件或公司必須貫徹執行或與本公司業務有關的,需參照辦理的文件應當立卷。如:專門針對本司的命令、指示、或批復、批示;本司必須貫徹執行的決定、決議、條例等;本司需要參照辦理的規章制度等;其他單位發來的與業務有關的通知、函、工作聯系單等。
2.    本司文件:凡反映本司主要工作職能活動和基本情況及今后還需要查考的文件材料均應立卷。如:
(1) 會議文件、記錄等;
(2) 本司編制的反映主要職能活動的工作計劃、總結、報告等;
(3) 本司發出的所有公文函件;
(4) 工作活動中形成的文件材料(包括請示、報告、計劃、總結、重要簡報、會談記錄、照片、錄像等);
(5) 合同協議類(分專業、部門、管理處的合同、協議);
(6) 本司制定的各類規章制度;
(7)  各部門的工作聯系單(每季度整理一次,交綜合部歸檔)。
3.   業務資料,如:
(1) 工程技術資料及各類圖紙;
(2) 客戶資料;
(3) 各部門的工作日記、值班記錄及按技術要求應積累的資料。
4.    人事檔案:收集、整理有關材料,做到及時、準確。做到定期整理、檢查,對新增或已辭人員的材料及時增加或清理。設立員工個人人事檔案專袋。
5.    人事檔案具體收集內容:
(1)就職申請及公司考查情況書、公司的錄用通知書
(2)個人填寫的履歷表及能證明其情況的資料、在京就業需要的有關資料及證明材料;
(3)個人經歷材料、試用期階段報告、屬于鑒定性的工作、學習小結;
(4)考核材料;
(5)其他可供參考的材料;
(6)與公司簽定的合同書及聘任書;
6.    其他應當收集和保存的資料。
7.    編制案卷目錄:按立卷分類編制。必要時可按案卷的保管期限、機密程度不同分別編制。
第四章        檔案管理和利用
第十一條   資料管理人員應建立檔案的統計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。
第十二條   定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定,監督銷毀。
第十三條   根據工作需要,編制必要的目錄、卡片等檢索工具,編輯檔案文件匯集和各種參考資料,開展檔案的利用工作,為公司事業發展服務。
第十四條  建立檔案的借閱制度,根據檔案的機密程度,確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續。凡屬發文單位規定可閱讀該件范圍的人,皆可借閱;不屬應閱范圍的人須經有關領導批準方可借閱。
第十五條  根據公司的發展的需要,采用先進技術設備,逐步實現檔案管理的科學化和現代化。
第五章        附則
第十六條  本條例由綜合部負責解釋。

 

 

(責任編輯:湖南物業網陳)
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